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Auftrag
Auftrag anlegen / neu
Auftrag löschen
Auftrag suchen
Auftrag: Kunde ändern
Auftragsposition
Autosortierung (Autosort)
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Berechnungen in Feldern
Brutto-Rechnung
Datum
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Eigene Belegnummer
Einheit
Einkaufspreis (EK)
Feldgröße, Länge der Einträge
Firmennamen in Dokumenten anzeigen
Gelöschte Datensätze ein- und ausblenden
Gemeinkosten Material
Homepage
HTML - Druck
ID und NR
Internetshop
Kalkulation
Kanten in der Holzliste
Kategorie
Kleinunternehmer
Kunden anlegen / neu
Kundennummer
Land
Leerzeile in Dokumenten
Lieferadresse
Lieferant
Liste vorschlagen bei Zeiten
Logo ändern
Logo-Breite
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Material
Material oder Preis eintragen. Lieferant unbekannt.
Material tauschen
Materialdicke (Dicke)
Mobile Endgeräte, Smartphones etc.
Nachkalkulation ein- und ausblenden
Nachkommastellen
Navigation für Aufträge
Navigation Position
Neue Position eintragen
Normalposition
Nummerierung der Positionen
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Versandkosten
Versandkosten anzeigen
Wagnis und Gewinn (WUG)
Wert aus letztem Feld übernehmen
Zahlungsziel
Zeile markieren
Zu tun
Adressen
Hier sind die Kunden- und Lieferantendaten gespeichert. Lieferanten unterscheiden sich von den Kunden nur dadurch, dass in der Spalte Lieferant eine 1 steht.
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Alternativ-Position
Die Alternativ-Position nutzt man, um für einen Artikel z. B. eine preisgünstigere (oder teurere) Alternative anzubieten. Der Einzelpreis wird angezeigt, aber beim Kostenvoranschlag nicht mitgerechnet.
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Artikel
In die Tabelle Artikel gehören z. B. Artikel, die immer wieder verkauft werden oder Dienstleistungen, z. B. das Verlegen von Sockelleisten pro Meter.
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Auftrag
Der Auftrag kann mehrere Positionen enthalten. Jede Position kann separat kalkuliert werden.
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Auftrag anlegen / neu
Adresse suchen, ganz rechte Spalte Auftrag drücken. Bevor ein Auftrag erstellt wird, muss vorher die Adresse des Kunden als neue Adresse eingetragen werden, wenn er noch nicht vorhanden ist.
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Auftrag löschen
Zur Löschung eines Auftrags drücken Sie oben in der Menuleiste die ...
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Auftrag suchen
Beim Suchen von Aufträgen empfiehlt es sich, nur einen kleinen Teil des zu suchenden Auftrags oder Namens in das Suchfeld einzugeben. Sollte die Ergebnisliste noch zu lang sein, können Sie die Suche weiter einschränken, indem die Eingabe erweitert wird: z. B. "hein" statt "hei", wenn Sie Heinrich suchen.
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Auftrag: Kunde ändern
1. neuen Kunden suchen und ID der Adresse merken,
2. Auftrag auswählen,
3. In der Spalte Auftrag die Auftragsnummer drücken und in dem Formular die neue Adress-ID eintragen und speichern.
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Auftragsposition
Die Auftragsposition ist einem Auftrag zugeordnet und kann einzeln kalkuliert werden. Auftragspositionen können gelöscht und wiederhergestellt werden. Sie können verschiedene Formen haben: normal, alternativ, Text. Jede Auftragsposition kann den einzelnen Dokumenten (Rechnung, Lieferschein etc.) zugeordnet werden.
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Autosortierung (Autosort)
Die Funktion Autosort bewirkt eine automatische Sortierung der Auftragspositionen. Das wird z.B. erforderlich, wenn eine Position eingeschoben werden soll oder wenn Positionen verschoben werden sollen.
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Bankverbindung
Nur wenn alle Felder ausgefüllt sind, erscheint in der Rechnung die Bankverbindung. Also: "Bank, Kontoinhaber, Kontonummer und Bankleitzahl", IBAN und BIC können weggelassen werden.
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Berechnungen in Feldern
Sie können in Felder, in die Zahlen eingetragen werden, auch Rechenoperationen eingeben. Zum Beispiel 400+38 oder 600-38 oder (550-38)/2. Bedenken Sie dabei, dass zuerst die Punktrechnung (/*) und dann die Strichrechnung (+-) ausgeführt wird. Wenn nötig, Klammern setzen. Was in Klammern steht, das wird zuerst berechnet.
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Brutto-Rechnung
Bei der Bruttorechnung enthalten die einzelnen Positionen eines Auftrags die Umsatzsteuer (USt.). Bei der Rechnungserstellung wird die Umsatzsteuer aus dem Rechnungsbetrag herausgerechnet. Bei der Nettorechnung sind die einzelnen Positionen ohne USt. Die USt. wird dann dazugerechnet und ergibt den Rechnungsbetrag.
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Datum
Das Format des Datums ist nach folgendem Schema aufgebaut: YY-MM-TT, damit das Datum ab- und aufsteigend sortiert werden kann.
Unter mehr/Einstellungen/Programm kann man das Datumformat für Dokumente, z. B. Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine etc. einstellen.
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Designs
Unter "Einstellungen / Designs wählen" kann man unterschiedliche Darstellungen für das Programm auswählen.
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Eigene Belegnummer
Normalerweise wird die Auftragsnummer fortlaufend hochgezählt. Wenn Sie eigene Belegnummern verwenden möchten, wählen Sie die Option "ja". Darauf achten, dass keine Nummern doppelt vergeben werden. Wählen Sie "nein", kümmert sich die Datenbank um die eindeutige Nummerierung.
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Einheit
Für jeden Artikel wird eine Einheit gewählt. Wird das leere Feld angewählt, hat der Artikel keine Einheit. Schnittholz hat zwar als Einheit Kubikmeter, muss aber auf die jeweilige Dicke umgerechnet werden und erhält als Einheit Quadratmeter. Die Formel zur Ermittlung des Preises für Quadratmeter lautet: Preis Quadratmeter = (Kubikmeterpreis * Dicke in Millimeter) / 1000
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Einkaufspreis (EK)
Der Einkaufspreis ist das, was wir dem Lieferanten bezahlen. Auf den EK kommt ein Gemeinkostenzuschlag für Materialbeschaffung. Eventuell kommt noch Wagnis und Gewinn dazu. Daraus ergibt sich der Verkaufspreis (VK).
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Feldgröße, Länge der Einträge
Gegenstand: 200 zeichen (z), kurzbeschreibung (kurz) 20 z
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Firmennamen in Dokumenten anzeigen
Hier legen Sie fest, ob der Firmenname auf den Dokumenten angezeigt werden soll. Oft ist der Firmenname im Logo integriert, dann wird er ausgeschaltet, damit er nicht doppelt erscheint. Der Firmenname im Absenderfeld ist hiervon nicht betroffen, er wird immer angezeigt.
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Gelöschte Datensätze ein- und ausblenden
Gelöschte Daten können Sie spielend wieder ansehen, wenn Sie auf "gelöschte einblenden" klicken.
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Gemeinkosten Material
Hier legen Sie fest, welche Gemeinkosten Sie für Materialbeschaffung und Lagerung ansetzen (zwischen 10 und 15%).
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Homepage
Hier tragen Sie Ihre eigene Internetadresse ein, z. B. www.schreinerwissen.de. Diese Adresse wird in den Dokumenten angezeigt.
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HTML - Druck
Beim HTML-Druck wird das Dokument im Browser angezeigt. Falls bei Ihrem Browser Kopf- oder Fußzeilen mit Seitenadresse oder Datum angezeigt werden, kann man diese vorher ausschalten. Bei Firefox: Datei/Drucken..., Registerkarte "Optionen". Dort können Sie Einstellungen für Kopf- und Fußzeilen vornehmen.
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ID und NR
Die ID ist die eindeutige Nummer zu einem Datensatz. Wenn Sie auf die ID drücken, können Sie den Datensatz bearbeiten. Falls bei Einstellungen die automatische Nummerierung für Aufträge ausgeschaltet wurde, wird stattdessen die manuell vergebene Nummer angezeigt.
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Internetshop
schreinerwissen. auftragsverwaltung kann als Software für einen Internetshop dienen. Eingehende Bestellungen werden in die Datenbank eingetragen. Kunde und Shopbetreiber erhalten automatisch die Auftragsbestätigung als Kopie per E-Mail.
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Kalkulation
Sie können für jede Auftragsposition eine Kalkulation anlegen. Dazu klicken Sie auf das kleine Taschenrechner-Symbol. Ein Strich neben dem Symbol bedeutet, dass noch keine Kalkulation angelegt wurde. Ein kleiner grüner Haken zeigt eine vorhandene Kalkulation an. Voraussetzung zum Anlegen einer Kalkulation: Kunde anlegen/auswählen, Auftrag anlegen, Position eintragen.
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Kanten in der Holzliste
Im Feld "Kanten" legen Sie fest, welche Kanten an die Platte kommen.
Das Feld hat vier Stellen und jede Stelle steht für eine Seite der Platte. Beispiele:
1111 = an jede Kante kommt die Kante mit der Nummer 1.
1 = an die lange Seite kommt eine Kante mit der Nummer 1
1211 = an eine lange und zwei kurze Schmalflächen kommt Kante Nr. 1 und an eine lange Seite kommt Kante Nr. 2.
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Kategorie
Jeder Artikel in der Preisliste muss einer Kategorie zugeordnet werden. Die Gruppen lassen sich über den Link "Kategorie" persönlich anpassen.
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Kleinunternehmer
Wenn Sie ein Kleinunternehmer sind, wird in Kostenvoranschlägen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen auf den Kleinunternehmer hingewiesen. Die Umsatzsteuer darf dann nicht berechnet werden.
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Kunden anlegen / neu
Zuerst den Kunden suchen. Wenn keine Ergebnisse angezeigt werden, die Schaltfläche "neu" drücken.
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Kundennummer
Jeder Kunde erhält eine Kundennummer, sobald seine Daten eingetragen wurden. Wenn sich beim Kunden wichtige Daten ändern, wird der Datensatz des Kunde automatisch kopiert und als neuer Datensatz eingefügt. In diesem Duplikat werden dann die Daten, wie z. B. Straße, PLZ, etc., geändert. Der Kunde erhält also mit jeder gravierenden Änderung eine neue Kundennummer.
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Land
Die Liste der Länder wird zentral bei schreinerwissen.de verwaltet. Sollte ein Land fehlen, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail, damit wir das fehlende Land eintragen.
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Leerzeile in Dokumenten
Um in Dokumenten eine Leerzeile einzufügen, wird eine Textpostition ohne Text eingefügt. Um für die übrigen Positionen eine fortlaufende Nummerierung zu erzielen, kann die Position mit Dezimalstelle wie folgt geschrieben werden: Eine Leerzeile zwischen Pos. 1 und Pos. 2 erhält als Positions-Nr. die 1.1 usw.
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Lieferadresse
Für jeden Auftrag kann eine separate Lieferadresse angegeben werden. Diese Adresse erscheint dann auf der Rechnung über dem Adressfeld. Diese Adresse wird dann auch auf dem Lieferschein gedruckt.
Zur Änderung einer Lieferadresse geben Sie die neue Adresse unter "neuer Adresse" ein. Diese wird dann als neue Lieferadresse eingegeben. xx offen
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Lieferant
Lieferanten und Kunden stehen in der selben Datenbank. Dort gibt es ein Feld Lieferant - steht dort eine 1 ist es ein Lieferant, steht dort eine 0, sind es Kunden oder Kunde und Lieferant.
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Liste vorschlagen bei Zeiten
Sie können sich bei der Kalkulation der Arbeitszeiten verschiedene Listen vorschlagen lassen. So haben Sie schon einen guten Anhaltspunkt, welche Arbeiten in Frage kommen.
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Logo ändern
Bei Einstellungen/Logo finden Sie einen Link, mit dem Sie ein Logo Ihrer Wahl von Ihrem Rechner hochladen können. Das Format muss jpg sein und die Datei darf nicht gößer sein als 200kb.
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Logo-Breite
Hier stellen Sie ein, wie breit das Logo sein soll. Die Angabe erfolgt in Millimetern, wobei nur im PDF-Modul die Breite exakt eingehalten wird.
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Löschen
Gelöschte Daten sind nicht endgültig gelöscht, sondern nur unsichtbar. Sie lassen sich wiederherstellen.
Ein Auftrag wird mit dem Mülleimer-Symbol rechts in der Zeile gelöscht.
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Material
In das Feld Material wird der Werkstoff eingetragen, z. B. Buche, Ahorn, Glas, Stein etc.
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Material oder Preis eintragen. Lieferant unbekannt.
Falls Sie den Lieferanten noch nicht kennen oder vergessen haben, legen Sie fürs Erste eine Adresse an mit "unbekannter Lieferant ..." oder so ähnlich. Den nehmen Sie dann und weiter geht es.
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Material tauschen
Zum Tauschen von Materialien drücken Sie bei Material den Knopf mit Zahl und Papier
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Materialdicke (Dicke)
Die Dicke wird in Millimeternn angegeben und kann auch leer bleiben.
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Mobile Endgeräte, Smartphones etc.
Wegen der schlanken Programmierung von schreinerwissen-auftragsverwaltung ist es möglich, alle Funktionen von geeigneten internetfähigen Geräten zu nutzen. Das ist z. B. sehr praktisch, wenn unterwegs eine Telefonnummer vom Kunden benötigt wird oder die Preise von Werkstoffen.
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Nachkalkulation ein- und ausblenden
Die Werte für die Nachkalkulation können Sie bequem ein- und ausblenden. (Nachkalkulation: aus ansehen bearbeiten)
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Nachkommastellen
Für manche Positionen werden 3 Nachkommastellen benötigt, z.B. für Holzmenge in Kubikmeter (m3). Wenn diese Einheit gewählt wird, werden alle Berechnungen und Dokumente automatisch mit 3 Nachkommastellen brechnet und dargestellt.
Wenn später die Einheit geändert wird, werden dreistellig Werte automatisch passend für die neue Einheit gerundet.
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Navigation für Aufträge
In der Ansicht "Auftrag bearbeiten" sehen Sie neben dem aktuellen Auftrag noch die 5 vorherigen und die 5 nächsten Aufträge. Klicken Sie auf die braune ID, kommen Sie zu diesem Auftrag. Mit dem Feld "ID" und der Schaltfläche "go" können Sie direkt zu einen Auftrag springen, wenn die Nummer bekannt ist.
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Navigation Position
In diesem Feld werden alle Positionen zum aktuellen Auftrag angezeigt. Nach dem Drücken der Nummer sehen Sie die entsprechende Position in der Kalkulationsansicht.
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Neue Position eintragen
Die erste Zeile beim Auftrag und bei der Kalkulation dient dem Hinzufügen von neuen Positionen. Sobald der Cursor in das Eingabefeld gesetzt wird, ist der Text "neue Position eintragen" markiert und Sie können sofort mit dem Schreiben beginnen - der markierte Text wird ersetzt.
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Normalposition
Bei der Normalposition kann man Stück, Einheit und Preise angeben. Vorsicht: Die Preise werden nur summiert, wenn bei Stückzahl mindestens eine 1 steht.
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Nummerierung der Positionen
Zur Gliederung von Auftragsblöcken kann die Bezeichnung der Positionen so erfolgen:
1.0
1.1
1.2
2.0
2.1
2.2 etc.
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Nummerierung der Positionen
Um Positionen zu Gliedern, kann die Bezeichnung der Positionen so erfolgen:
1.0
1.1
1.2
2.0
2.1
2.2 etc.
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Nummerierung der Positionen
Um Positionen zu Gliedern, kann die Bezeichnung der Positionen so erfolgen:
1.0
1.1
1.2
2.0
2.1
2.2 etc.
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Nummerierung der Positionen
Um Positionen zu Gliedern, kann die Bezeichnung der Positionen so erfolgen:
1.0
1.1
1.2
2.0
2.1
2.2 etc.
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Nummerierung der Positionen
Um Positionen zu Gliedern, kann die Bezeichnung der Positionen so erfolgen:
1.0
1.1
1.2
2.0
2.1
2.2 etc.
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Passwort ändern
Das Passwort ändern Sie bei Einstellungen. Dort drücken Sie auf den Link Passwort ändern.
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PDF drucken
Hier ist zu beachten, dass die Druckeinstellungen so gewählt werden, dass die Seite nicht angepasst (z. B. verkleinert) wird. Sonst entsteht das Problem, dass die Elemente nicht so angeordnet werden, wie es unter den Einstellungen angegeben wird.
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PDF-Dokumente erstellen
Zuerst einen Auftrag öffnen. In der Kopfzeile ist ein Dropdown-Feld sichtbar (nur Vollversion). Dort wählen Sie das entsprechende Dokument aus, das gedruckt wird. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie wählen können, ob das Dokument geöffnet oder gespeichert werden soll. Beide Varianten sind möglich.
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Preise
In der Tabelle Preise sind die Artikel, Materialpreise für die Kalkulation abgelegt. Dort finden sich Preise, der dazugehörige Lieferant, Verschnittsätze etc.yy
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Rechnung
Zum Schreiben einer Rechnung muss ein Auftrag angelegt werden. Der Auftrag wird dann mit Positionen befüllt. Dann wird das Rechnungsdatum eingetragen. Unter dem Reiter Rechnung in Auftrag bearbeiten gibt es nun eine Vorschau der Rechnung.
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Rechnungsbetrag
Bei Aufträgen wird der Rechnungsbetrag nur aktualisiert, wenn das Dokument zum Drucken angezeigt wird.
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Schriftgröße im Programm
Die Schriftgröße regulieren Sie über den Browser. Bei Firefox zum Beispiel geht das mit der Tastenkombination Strg++ für eine größere Darstellung und Strg+- für eine kleinere Darstellung.
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Seitenlayout
Hier können Sie die Elemente mit Koordinaten in die Dokumente platzieren, die man später drucken will. Die Maßeinheit ist der Millimeter.
ecke links oben auf auf 0/0 an links oben Seite :
Firmanname,
LOGO,
Adresse - Ihr Zeichen über dem Adressfeld.
xx
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Seitenlayout x,y
Verschiedene Elemente auf Dokumenten werden mit x- und y-Werten angegeben, z. B. das Logo.
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Sortieren
Zum Sortieren ist die Spaltenüberschrift in eine linke und eine rechte Hälfte geteilt.
Links drücken = aufsteigend sortieren,
rechts drücken = absteigend sortieren.
Das gilt für alle Spalten.
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Spaltenbreite ändern
Die Grundeinstellung lässt sich in "Einstellungen" unter "Spaltenbreite" ändern. Die Zahl sind die Anzahl von Zeichen, die angezeigt werden.
Im Bereich "suchen" ist die Anzahl der angezeigten Zeichen nur für die momentane Sitzung änderbar.
Beim erneuten Einloggen ist der Standardwert wieder gesetzt.
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Steuersatz
Der Steuersatz wird als ganze Zahl oder als Dezimalzahl mit maximal einer Stelle hinter dem Komma angegeben. Zum Beispiel 19 für 19% Umsatzsteuer.
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Stundensatz (Eur/h) Zeiterfassung
Hier legen Sie Ihre Stundenverrechnungssätze an. Zu erreichen unter mehr/Einstellungen/Stundensätze
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Stundensatz (Eur/h) Zeiterfassung
Hier legen Sie Ihre Stundenverrechnungssätze an. Die berechnen Sie separat unter Berücksichtigung Ihrer Kosten. In Ballungsgebieten (z. B. Hamburg, Frankfurt, München) liegen sie zwischen 42 und 48 Euro/h netto. In strukturschwachen Gebieten zwischen 25 und 35 Euro/h netto. Spezielle Verrechnungssätze für die Arbeitszeit, z. B. an CNC-Maschinen, können auch das Doppelte betragen.
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Suchen
Im Suchfeld können mehrere Wörter oder Wortteile mit Leerstelle getrennt eingegeben werden. Es werden die Datensätze gesucht, die alle Eingaben enthalten.
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Taschenrechner
Den Taschenrechner brauchen Sie eigentlich nie. In Feldern, wo Zahlen eingetragen werden, können Sie einfach eine Rechenoperation eingeben,
z. B. 530+16. Das Ergebnis wird dann gespeichert.
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Textposition
Die Textposition nutzt man, um einen Text ohne Stückzahl, Einheit und Preis in die Dokumente zu setzen.
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Trennzeichen
Hier wird das Trennzeichen angegeben, mit denen die Werte in der CSV-Datei getrennt sind. In der Regel sind das Komma (,) oder Semikolon (;).
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Versandkosten
Die Versandkosten umfassen die Kosten, die bei der Lieferung entstehen. Dazu gehören Verpackung, Fracht- oder Portokosten. Da Handwerksbetriebe meistens selbst liefern, ist der Wert dieses Feldes meistens 0,00.
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Versandkosten anzeigen
Bei "Einstellungen-> Programmeinstellungen" können Sie festlegen, ob Versandkosten auch dann angezeigt werden sollen, wenn sie Null sind. Das kann dem Kunden signalisieren, dass für ihn tatsächlich keine Versandkosten anfallen. Diese Einstellung kann separat in jedem Auftrag vorgenommen werden.
Die Versendekosten tauchen in den "Positionen" nicht auf, sind aber auf "Rechnung", "Lieferschein"... sichtbar.
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Wagnis und Gewinn (WUG)
Zuschlag bei der >Kalkulation für „Wagnis und Gewinn“. Er liegt im Handwerk zwischen 5 und 50 %. Bei Einstellungen können Sie eine Voreinstellung eintragen, die Sie aber für jede Kalkulation jederzeit ändern können.
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Wert aus letztem Feld übernehmen
Raute "#" drücken: Nach dem Speichern wird xx der Wert aus dem letzten Datensatz übernommen.
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Zahlungsziel
Hier tragen Sie ein, welches Zahlungsziel in der Rechnung angegeben werden soll. Nach Ablauf der Frist werden Sie in der Ansicht "zu tun" darauf hingewiesen - die Zahl ganz rechts zeigt die Anzahl der Tage nach dem Zahlungsziel an.
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Zeile markieren
Zeilen in Tabellen können mit einem Mausklick grün gefärbt werden. Außer dem Färben passiert nichts. Oft ist dies hilfreich, um z. B. eine Zeile nicht aus den Augen zu verlieren. Wird die Seite neu aufgerufen, wird die Einfärbung wieder gelöscht.
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Zu tun
Diese Seite zeigt die Aufträge an, welche noch nicht abgeschlossen sind. Aufträge verschwinden aus dieser Ansicht, wenn in allen Datumsfeldern Werte stehen.
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